Bij onze werkzaamheden merken wij vaak dat ondernemers worstelen met de problematiek rondom een melding of een gerucht dat een zieke werknemer mogelijk niet zo ziek is als deze zich voordoet. We zien het daardoor in uitspraken van de rechters ook vaak misgaan op details die relatief makkelijk te voorkomen zijn. In een serie van blogs gaan we daarom stapsgewijs door het proces om helder te krijgen wat je moet doen als werkgever.  

 

Wat moet je weten als ondernemer of als HR-manager? 

Onderzoek doen naar een melding of een gerucht is toegestaan, omdat dit ook in het kader van een goed werkgever moet gebeuren. Je kan een melder niet zomaar negeren immers. Zolang je bezig bent om te controleren of de melding mogelijk waar kan zijn, waarbij je in gesprek gaat met de melder of een systeem raadpleegt (rooster, agenda, etc.) om het vermoeden te ontkrachten of te bevestigen, dan is er niks aan de hand.  

 

Onderzoek melding 

Echter zit er een omslag punt wanneer je bezig bent met een onderzoek naar de melding en wanneer je bezig bent met een onderzoek naar een persoon. Uit het gesprek met de melder of melders blijkt dat het wel eens aannemelijk zou kunnen zijn dat de melding op de waarheid berust. Bijvoorbeeld doordat twee personen los van elkaar over hetzelfde voorval melden en geen ander belang bij deze melding hebben (slechte onderlinge relatie met subject). Dan verandert de vraag van wat er is gebeurd naar wie heeft wat gedaan. Juridisch spreek je van een redelijk vermoeden van een onrechtmatige handeling. Dit is overigens ook het optimale moment om een recherchebureau te contacteren voor een adviesgesprek.  

 

Persoonsonderzoek 

Dit laatste heet een persoonsonderzoek en daaraan zitten allerlei haken en ogen. Het verzuimen op één van deze punten kan je bij de rechter tot een tik op de vingers komen te staan, maar het kan ook leiden dat er wordt besloten dat je onrechtmatig of ondoordacht hebt gehandeld als werkgever en wordt veroordeeld tot een billijke vergoeding. En dat is vrijwel altijd een kostbare aangelegenheid die in de tienduizenden euro’s kan lopen.  

 

Voorbeelden van verplichtingen als werkgever: 

  • Er ontstaat een informatieplicht naar subject (persoon die het onderwerp van het onderzoek is). 
  • Er ontstaat een plicht tot hoor en wederhoor (subject mag reageren op de bevindingen). 
  • Eventuele sancties of maatregelen dienen tijdig te worden genomen én medegedeeld aan subject. Tenzij je kan uitleggen waarom uitstel daarvan noodzakelijk was (schaden onderzoek).  
  • Tijdens het onderzoek verwerk je persoonsgegevens. Onder welke vrijstellingsgrond van de AVG doe je dit? 

 

Het tijdig en correct informeren is niet zo lastig, het onderbouwen van een uitstel daarvan lukt ook nog wel. Als je kan motiveren waarom je denkt als werkgever waarom een gesprek met werknemer geen zin heeft (bijvoorbeeld omdat werknemer heeft geweigerd of waarschijnlijk zal liegen over de waarheid), dan wordt dat doorgaans ook wel geaccepteerd. Echter een feitelijk onderzoek naar de persoon en de handelingen verricht door werkgever zelf valt vrijwel altijd slecht bij een rechter. Afgezien van het feit dat een dergelijk onderzoek echt een specialist behoeft, is het objectief en chronologisch vastleggen in een dossier ook nog een beste uitdaging als je daar niet bekend mee bent. Om nog maar te zwijgen van een neutraal uitgevoerd interview met subject waar op een correcte wijze een confrontatie met de bevindingen plaats vindt.  

Feiten en omstandigheden 

Zo zijn er nog wel meer punten waarop het mis kan gaan. De emotie scheiden van de feiten en bevindingen is ook lastig maar helpt wel voorkomen dat je last krijgt van tunnelvisie. Ook dat is de rol van een recherchebureau, fungeren als een sparringpartner en het duiden en wegen van bewijslast. Vaak ontstaat er hier ook een driehoek overleg met een opdrachtgever en de jurist of advocaat en de onderzoeker. Zo kun je goed de feiten en omstandigheden scheiden van de aannames en fictie. Maar ook besluiten dat een verdere inzet geen toegevoegde waarde heeft.  

 

Subsidiair en proportioneel 

Ook hier zien we in de recente uitspraken steeds vaker een overweging terugkomen of de inzet van een recherchebureau wel gerechtvaardigd was. Doordat bovenstaande punten goed worden vastgelegd, filter je middels een trechtermodel naar de eventuele inzet. Door de afwegingen van de diverse belangen van de verschillende partijen, de opbouw van het redelijke vermoeden en de feiten en bevindingen van de mogelijke onrechtmatige handeling volgt er automatisch een afweging. Dit is ook precies waar een kwalitatief recherchebureau zich onderscheidt bij de intake. Er wordt niet alleen geluisterd naar het verhaal, er wordt doorgevraagd om tot een inzicht te komen of het reëel is dat er tot een mogelijke “verdenking” aanwezig is.  

 

Resumé 

Onderzoek naar een melding mag altijd. Zodra de vraag veranderd van wat er gebeurd is naar wie, dan is het aan te raden een adviesgesprek aan te gaan met een recherchebureau. Een persoonsonderzoek brengt allerlei verplichtingen met zich mee waar je als werkgever aan moet voldoen. We zien vaak dat het misgaat doordat ondernemers “het zelf wel even oplossen”, wat ook een beetje in de aard van het beestje zit. Door het inschakelen van een professional borg je meteen een objectieve verslaglegging van de feiten en omstandigheden en dat de inzet van de diverse onderzoeksmethodes subsidiair en proportioneel is.